Dokument warty przeczytania - rozmawialiśmy o tym na naszych laboratorio warsztatach praktycznych.

Narzędzia do prowadzenia projektów - a właściwie technika i dobre praktyki prowadzenia projektów - są elementem niezwykle ważnym we wdrożeniach komercyjnych.

Wymagania dotyczące stosowania narzędzi i formatów w trakcie realizacji projektu

W trakcie realizacji projektu wymagane jest stosowanie systemu zarządzania projektem, usprawniającego pracę w projekcie, komunikację i efektywne zarządzanie rozwojem.
Wybrany system powinien obejmować następujące moduły funkcjonalne:
- moduł pracy grupowej wspomagający m.in. komunikację oraz wymianę i dzielenie się dokumentami,
- moduł zarządzania zmianami, w tym śledzenia błędów,
- moduł harmonogramowania projektu z możliwością śledzenia terminów realizacji,
- moduł zarządzania zasobami,
- moduł zarządzenia dokumentacją,
- moduł generowania analiz i raportów,
- moduł zarządzania przebiegiem prac (Workflow).

1.    Charakterystyka modułów systemu wspomagania prac w projekcie

Stosowanie narzędzi wspomagania prac w projekcie ma na celu usprawnianie komunikacji między zamawiającym a wykonawcą usługi oraz między członkami zespołu projektowego. Zastosowanie narzędzie powinno charakteryzować się prostym i intuicyjnym interfejsem oraz dużą integracją funkcjonalną w prezentowanym poniżej zakresie.
Każdy moduł wchodzący w skład systemu zarządzania projektem powinien obejmować funkcjonalność zgodną z niżej zamieszczoną charakterystyką.

1.1.    Wspieranie współpracy i komunikacji grupowej

Narzędzia wspomagające pracę grupową łączącą sieciowe kontakty społeczne z konferencjami WWW i możliwościami pracy grupowej, takimi jak przechowywanie i współużytkowanie plików, wiadomości błyskawiczne oraz zarządzanie działaniami. Narzędzi tych można używać, współpracując z osobami ze swojej bieżącej listy kontaktów, ale można także skorzystać z możliwości włączenia się do sieci innych użytkowników programu. Moduł pozwala także na tworzenie sieciowych kontaktów biznesowych umożliwiających pracę grupową ze współpracownikami, partnerami, sprzedawcami, klientami obecnymi oraz potencjalnymi w celu prowadzenia działalności. narzędzia wspomagające pracę grupową pozwalają na współpracę z nimi przez cykl życia projektu w bardzo bezpiecznym środowisku. Możliwy jest dostęp do stale poszerzającej się sieci innych użytkowników programu, co może skutkować pojawianiem się nowych przedsięwzięć. Możliwości zapraszania dodatkowych gości do uczestnictwa w projektach sieciowych oraz tworzenia społeczności.

1.2.    Zarządzanie zmianami

Na zarządzanie zmianą składają się dwa elementy: kontrola wersji oraz śledzenie błędów i zmian. Kontrola wersji pozwala na śledzenie zmian wnoszonych przez poszczególnych członków zespołu, umożliwia, w razie potrzeby, porównanie z poprzednimi wersjami bądź powrócenie do jednej z wcześniejszych wersji, pozwala zablokować dostęp do wybranych zasobów tak, aby dwie lub więcej osób powielały się nawzajem, co może mieć niepożądane konsekwencje. Kolejnym sposobem usprawnienia pracy zespołu jest wykorzystanie narzędzia do śledzenia błędów i zmian w projekcie. Kluczową sprawą jest takie zarządzanie cyklem życia, rozwijanego w ramach projektu, produktu, które gwarantuje, że zgłoszony błąd, czy zgłoszone nowe wymaganie, nie zostanie „zgubione”. Powinno ono być przydzielone odpowiednim osobom, które albo zajmą się poprawieniem błędów a także ocenią jak bardzo kosztowne będzie wprowadzenie żądanych zmian.