Następna cześć opisu warsztatu dobrych praktych prowadzenia projektów, dużych projektów.
1.3.    Harmonogramowanie

Narzędzie harmonogramowania umożliwia dyspozytorowi w jednym miejscu obserwować harmonogramy zarządzanych zasobów, oraz przydzielać do zadań osoby, które optymalnie umożliwią realizację zadania w kontekście dopasowania umiejętności i lokalizacji. W module wyliczane są wskaźniki KPI dla aktualnie tworzonego harmonogramu pozwalające dyspozytorowi obiektywnie ocenić jakość tego harmonogramu. Harmonogram zadań definiuje relacje czasowe pomiędzy zadaniami. Zadania realizowane w ramach projektu są ze sobą powiązane. Struktura powiązań zadań odzwierciedla logiczny łańcuch niezbędnych czynności do zrealizowania projektu. Narzędzie harmonogramowania umożliwia określenie czasu realizacji projektu, ścieżki krytycznej, rezerwy czasu dla poszczególnych zadań. Umożliwia również na: przypisywanie zdefiniowanych kalendarzy do poszczególnych etapów, precyzyjnie określanie planowanego czasu realizacji etapu, określanie budżetu finansowego dla etapów harmonogramu, rejestrację kosztów rzeczywistych dla poszczególnych etapów realizacji projektu, monitorowanie oraz kontrolę stopnia wykorzystania budżetu finansowego, określanie budżetu czasowego dla etapów harmonogramu, rejestrację czasu realizacji harmonogramu (karty  czasu pracy pracowników).

1.4.    Zarządzanie zasobami

Systemy zarządzania zasobami pozwalają na definiowanie zadań w ramach swojego projektu, układania relacji czasowych pomiędzy nimi za pomocą wykresu Gantta oraz przydzielania do nich operatorów a także definiowanie niezbędnych zasobów potrzebnych do ich realizacji. Zasoby wiąże z danymi finansowymi i w ten sposób określa koszty projektu. Możliwe jest również automatyczne identyfikowanie problemów z zasobami, czasem oraz finansami. Przy przesuwaniu osób pomiędzy stanowiskami program automatycznie wyszukuje braki w wymogach. Możliwe jest również definiowanie kalendarzy dostępności, przypisanych zadań w czasie, umiejętności pracowników, wymaganych certyfikatów oraz podziału na rejony serwisowe. System ponadto weryfikuje zgodność zdefiniowanego obciążenia pracownika z ustalonymi regułami, które mogą odpowiadać przepisom prawa pracy.

1.5.    Zarządzanie dokumentacją

Funkcjonalność zarządzania dokumentacją gwarantuje łatwość w odszukiwaniu informacji, kompletność i bezpieczeństwo zgromadzonych dokumentów wraz z historią powstania dokumentacji stanowi zabezpieczenie merytoryczne i prawne w przypadku jakichkolwiek roszczeń. Zarządzanie dokumentacją obejmuje przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia. W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy. Ponadto możliwe jest zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów, który daje możliwość pełnej kontroli, eliminuje przypadkową lub celową dezorganizację pracy i redukuje czas, który poświęca się na poszukiwanie informacji. Elektroniczny obieg dokumentów to możliwość przechowywania projektów technicznych, faksów, e-maili, papierowych dokumentów wprowadzonych do systemu poprzez skanowanie, umów, dokumentów prawnych, faktur, korespondencji w postaci plików elektronicznych, nagrań Audio Video, ogłoszeń czy rozporządzeń zarządu. Elektroniczne zarządzanie dokumentami gwarantuje, że dokumenty są odpowiednio opisane i skategoryzowane, co daje możliwość sprawnego wyszukania niezbędnych danych w odpowiedniej wersji. Sprawnemu zarządzaniu dokumentami sprzyja również możliwość połączenia odpowiednich dokumentów z projektami, klientami, dostawcami, osobami, produktami lub konkretnymi procesami w firmie. Publikowane dokumenty mogą być opatrzone odpowiednimi prawami dostępu, co daje pewność, że nie dostaną się w niepowołane ręce.

1.6.    Zarządzanie przebiegiem prac

Moduł  zarządzania przebiegiem prac służy do automatyzacji procesów oraz w dużej części zastąpieniu manualnej pracy. Wspierają zarządzanie procesowe na różnych poziomach skomplikowania, zarówno pod kątem rozpiętości organizacji jak i liczby użytkowników. Użytkownicy na każdym poziomie przepływu procesów mają do dyspozycji indywidualny interfejs zadaniowy. Każdy ma przypisane odpowiednie role, ograniczające zachowanie do poziomu zdefiniowanego przez Klienta. Kolejność wykonywanych działań jest odgórnie zdefiniowana. Zachowania poza procesowe są uniemożliwione, bądź monitorowane w zależności od wymagań klienta lub typu procesu. System ten umożliwia przekazywanie dowolnych typów informacji, zarówno pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa, jak i na zewnątrz, a także zapewnia automatyzację i ciągłe udoskonalanie procesów biznesowych, sterowanych często modyfikowanymi regułami. System decyduje o uruchomieniu pewnych czynności, czy przesłaniu komunikatów pomiędzy określonymi aplikacjami. Komunikacja będąca skutkiem tych działań może zostać nawiązana zarówno pomiędzy aplikacjami pracującymi w projecie, jak i w odniesieniu do systemów zewnętrznych.

1.7.    Raportowanie oraz zarządzanie raportami

Mechanizmy raportowania pozwalają na centralne wyciąganie wniosków dotyczących wykorzystania zasobów, jakości obsługi klienta, efektywności pracy oraz rozliczania pracowników lub partnerów technicznych dostarczających usługi realizacji zleceń w terenie. Możliwie jest raportowanie postępów prac w obrębie danego zadania. Operatorzy realizują przydzielone im zadania i raportują do systemu stopień zaawansowania prac. Kierownik projektu generuje zbiorcze raporty o postępach prac swojego zespołu i w razie potrzeby zmienia konfigurację zadań i zasobów. Narzędzia raportowania pozwalają tworzyć kompletne graficzne sprawozdania z postępów prac oferując możliwość tworzenia metryk i współczynników wydajności.